Los videojuegos dejaron de ser un entretenimiento de nicho hace mucho tiempo. Hoy mueven comunidades, generan industria y llenan recintos con miles de personas dispuestas a compartir su pasión. En este contexto, organizar una conferencia de videojuegos es una oportunidad para conectar con jugadores, desarrolladores, marcas y medios. Pero también es un reto logístico serio.
Ya no basta con un proyector, un par de mesas, algunas consolas para demos y X actividades. Los asistentes ahora esperan una experiencia fluida, con buen sonido, espacios cómodos, zonas de prueba, torneos o charlas técnicas. Y los organizadores necesitan tener todo controlado: desde la infraestructura técnica hasta la ambientación del lugar.
Este artículo está pensado para ayudarte a planificar y ejecutar una conferencia de videojuegos, como si no hubieses organizado una antes. Vas a encontrar consejos claros, soluciones para resolver la parte técnica sin dolores de cabeza y una guía paso a paso para que no se te escape nada. Si además quieres evitar compras innecesarias, ahorrar tiempo y no depender de varios proveedores a la vez, también te mostraremos cómo el alquiler de equipamiento puede simplificarte todo el proceso.
Vamos paso a paso.
Antes de empezar: define el tipo de evento gaming
Antes de pensar en qué alquilar o cómo montar el espacio, necesitas tener claro qué tipo de evento vas a organizar. Cada formato tiene necesidades técnicas y logísticas distintas.
Tipos de conferencias o eventos gaming
| Tipo de evento | Objetivo principal | Necesidades típicas |
| Torneo eSports | Competencia entre jugadores | PCs/consolas, monitores, red estable, sillas gaming, streaming |
| Zona de juego libre | Prueba de juegos por parte del público | Consolas, pantallas, periféricos, mobiliario cómodo |
| Presentación de juego | Lanzamiento o demo de nuevos títulos | Escenario, proyector, sonido, puestos de prueba |
| Conferencia técnica | Charlas, mesas redondas o formación | Micrófonos, proyector, sillas, atriles, iluminación |
| Formato mixto | Combinación de varios espacios | Todo lo anterior, más señalética clara y zonas de transición |
¿Quién va a asistir?
| Tipo de asistente | ¿Qué espera encontrar? |
| Jugadores | Buenas condiciones de juego, torneos bien gestionados |
| Desarrolladores | Equipamiento técnico, networking y exposición |
| Prensa y creadores | Zona cómoda, acceso a demos y streaming |
| Patrocinadores/marcas | Visibilidad, experiencia profesional, estética cuidada |
Qué se necesita para montar una conferencia de videojuegos
Organizar una conferencia de videojuegos no es solo juntar consolas y sillas. Es construir una experiencia donde todo funcione bien, desde la red hasta la comodidad del público. Esta es la base que no puede faltar.
Espacio físico adecuado
| Elemento | Qué tener en cuenta |
| Recinto | Accesos amplios, buena ventilación, baños, zonas diferenciadas |
| Electricidad | Suficientes tomas, potencia adecuada, acceso para técnicos |
| Conectividad | Red estable por cable o WiFi dedicado (nada de compartir la red del recinto) |
| Distribución | Áreas para ponencias, juego, descanso, exposición y control técnico |
Equipamiento esencial (por zonas)
Zona de juego o competición
- PCs o consolas configuradas
- Monitores de alta frecuencia (144Hz+)
- Sillas ergonómicas (tipo gaming)
- Periféricos (teclados, mandos, ratones)
- Switches de red y conexión directa
Zona de ponencias o presentaciones
- Proyector o pantalla LED
- Sonido (altavoces + micros inalámbricos)
- Atriles, sillas para ponentes y público
- Iluminación ajustable
Zona de streaming o prensa
- Cámaras HD
- Capturadoras
- Micrófonos direccionales
- Mobiliario cómodo, fondo neutral o chroma
Personal mínimo necesario
| Rol | Función |
| Montaje técnico | Instalar, cablear y probar todo antes del evento |
| Soporte durante el evento | Resolver fallos en tiempo real |
| Moderadores o speakers | Guiar actividades y charlas |
| Coordinador logístico | Control del flujo, accesos, horarios, incidencias |
📌 Consejo práctico: No subestimes la necesidad de pruebas previas. Una conferencia de videojuegos no se improvisa en dos horas. Haz ensayos con tiempo.
Cómo resolver la parte técnica sin complicarte: la vía del alquiler
La parte más crítica de un evento gaming es que todo funcione. La segunda más crítica: que no te consuma semanas coordinar proveedores, cables y configuraciones. Por eso, cada vez más organizadores de eventos gaming apuestan por el alquiler.
¿Por qué alquilar en lugar de comprar o traerlo todo?
| Alquilar | Comprar o gestionar por tu cuenta |
| Listo para usar, sin configuraciones previas | Tienes que montar, configurar y testear todo |
| No te haces cargo del mantenimiento o fallos | Si algo falla, depende de ti |
| Sin stock limitado ni equipos antiguos | Tienes que usar lo que hay o comprar nuevo |
| Incluye soporte técnico si lo necesitas | Debes contratarlo aparte |
| Pagas solo por el tiempo que lo usas | Inviertes en equipos que quizás no uses de nuevo |
¿Qué puedes alquilar para una conferencia gaming?
| Zona | Qué se puede alquilar |
| Competición / zona gamer | Consolas, PCs de alto rendimiento, monitores 144/240Hz, sillas gaming, periféricos |
| Streaming / prensa | Cámaras HD, micrófonos, chroma key, capturadoras, iluminación |
| Zona de ponencias | Pantallas grandes, proyectores, altavoces, micros inalámbricos, atriles |
| Ambientación | Iluminación LED, mobiliario personalizado, tótems, señalética |
| Red y conectividad | Switches, routers dedicados, cableado estructurado |
¿Cómo funciona el proceso de alquiler con NEWE?
- Nos cuentas qué tipo de evento estás montando
- Te proponemos una solución completa según el espacio y el uso
- Personalizamos si necesitas branding o distribución específica
- Coordinamos la entrega y el montaje
- Te damos soporte remoto o presencial si algo falla
- Al acabar, lo desmontamos y nos lo llevamos
Con esto, puedes montar un evento gaming sin preocuparte por compatibilidades, tiempos de entrega o qué pasa si algo deja de funcionar. Newe te lo pone fácil.
Aspectos clave que no deberías olvidar
Aunque tengas resuelto el espacio, el equipamiento y el personal, hay detalles que pueden poner en riesgo toda la experiencia si no se prevén con tiempo. Aquí repasamos los puntos que suelen pasarse por alto y que marcan la diferencia.
Licencias y permisos
Asegúrate de que puedes usar públicamente los videojuegos que formarán parte del evento. Algunas marcas exigen permisos si los títulos se muestran en torneos o conferencias abiertas. Consulta también con el recinto las condiciones para el uso de electricidad, horarios de montaje y desmontaje, accesos y seguridad.
Si vas a registrar a los asistentes o recolectar datos (por ejemplo, para sorteos o inscripción en torneos), recuerda cumplir con la normativa de protección de datos. Evita improvisar formularios sin revisar aspectos legales básicos.
Coordinación del evento
Antes del evento, realiza pruebas completas. No basta con encender los equipos: asegúrate de que están conectados, configurados, y que la red funciona bajo carga. Define un plan B por si algo falla: un portátil de repuesto, una segunda conexión, una copia del software.
Durante el evento, ten a alguien encargado de supervisar la parte técnica en todo momento. No des por hecho que todo seguirá funcionando si nadie está atento. También es útil que este responsable tenga comunicación directa con el resto del equipo.
Cuando el evento termina, reserva el tiempo suficiente para desmontar sin prisas. Coordina con el recinto para no cerrar el acceso antes de que todo el material esté recogido.
Diseño del espacio y experiencia del asistente
El diseño del evento es tan importante como los juegos que se presenten. Asegúrate de que el público pueda moverse con facilidad entre zonas. Evita pasillos estrechos o espacios mal señalizados. Diferencia bien las áreas: zona de juego, zona de presentaciones, descanso, técnicos, etc.
La cartelería y la señalización ayudan mucho más de lo que parece. Cuanto más claro esté el recorrido, menos interrupciones tendrás.
Y no olvides aislar la zona técnica. Cables, routers, puntos de conexión o servidores no deben estar expuestos ni al paso del público.
Cómo promocionar una conferencia de videojuegos
Promocionar bien tu evento es tan importante como montarlo bien. Aquí van los canales y acciones clave:
Canales que funcionan
- Redes sociales: TikTok, Twitter/X, Instagram
- Plataformas gamer: Discord, Twitch, Steam
- Web del evento: clara, actualizada y con formulario simple
- Email marketing: a listas del sector o asistentes de ediciones anteriores
Si no conoces a alguien en concreto, puedes ponerte en contacto con nuestro consultor de marketing digital. Al final y al cabo, ha conseguido que tu llegues aquí.
Estrategias efectivas
- Colabora con influencers o streamers locales
- Anuncia los juegos o invitados clave con antelación
- Activa sorteos de entradas o merch
- Crea clips cortos con highlights del montaje y lo que vendrá
Buenas prácticas al organizar un evento del sector gaming
Un evento bien ejecutado no solo depende del presupuesto. Estos detalles son los que elevan la experiencia:
✅ Lo que sí funciona en eventos gaming
- Pruebas técnicas con margen: nada sustituye a probar todo con tiempo.
- Planos claros del espacio: para asistentes, equipo técnico y staff.
- Equipo de soporte identificado: que todos sepan a quién acudir si algo falla.
- Briefing con el equipo el día antes: aunque sea corto, alinea a todos.
- Checklist por áreas (técnica, mobiliario, accesos, etc.): visual, compartida y editable.
🚫 Lo que conviene evitar en eventos gaming
- Montar todo el mismo día del evento.
- Ignorar el flujo del público al distribuir el espacio.
- Dejar la logística en manos de varios proveedores sin coordinación.
- Usar solo WiFi público para competiciones o streaming.
Conclusión
Organizar una conferencia de videojuegos no es fácil, pero tampoco tiene que ser una locura. Con una buena planificación y los recursos adecuados, puedes centrarte en lo importante: ofrecer una experiencia memorable.
En NEWE te ayudamos a resolver toda la parte técnica y logística. Desde el alquiler de consolas, PCs y mobiliario hasta el montaje y soporte durante el evento. Todo con un solo proveedor.
¿Quieres simplificar tu trabajo y minimizar problemas? Hablemos.