Si has organizado una formación presencial, ya sabes que no se trata solo de tener un aula y un proyector. Lo difícil viene cuando no hay suficientes enchufes, la conexión falla, las sillas son incómodas o nadie sabe cómo funciona el proyector. Y de repente, el foco deja de estar en el contenido… y se va directo a los imprevistos.
La buena noticia es que todo eso se puede evitar. Preparar una sala de formación de forma profesional no tiene por qué ser complicado, caro ni lento. Solo necesitas tener claro qué hace falta y, si no lo tienes a mano, contar con un proveedor que te lo dé todo resuelto.
Ahí es donde entra NEWE.
Con NEWE puedes alquilar todo el equipamiento y mobiliario para tu formación en un solo lugar: portátiles, proyectores, sillas, mesas, routers… todo. Nos encargamos del transporte, el montaje y, si lo necesitas, el soporte técnico durante el evento. Ahorras tiempo, evitas estrés y te aseguras de que nada falle.
¿Tienes que montar una formación temporal? ¿Cambias de ciudad cada semana? ¿Te han dejado sin sala y necesitas montarla en 48 horas? Esta guía está pensada para ti.
Aquí te explicamos paso a paso cómo preparar una sala de formación sin complicarte, con ejemplos reales, errores que puedes evitar y una checklist final para que no se te escape nada.
Spoiler: cuando termines de leer, vas a querer delegar todo esto en alguien que lo tenga por la mano.
¿Qué se necesita para habilitar una sala de formación?
Si partes de cero o tienes que adaptar un espacio que no está pensado para formar, esta es la lista base que necesitas. No te compliques: esto es lo mínimo para que cualquier curso funcione.
El espacio
Debe ser cómodo, accesible y tener lo básico para que las personas puedan concentrarse:
- Buena ventilación (natural o climatización controlada)
- Iluminación suficiente y sin reflejos
- Fácil acceso, señalización clara
- Espacio libre para moverse sin tropezar con sillas o cables
El mobiliario
No subestimes el impacto de una silla incómoda a los 30 minutos. Esto es lo que no puede faltar:
- Sillas ergonómicas o, al menos, cómodas para jornadas largas
- Mesas individuales o compartidas según el tipo de formación
- Atril o mesa para el formador
- Mobiliario auxiliar: estantería, mesa de apoyo, perchero si aplica
El equipamiento técnico
La parte que más fallos da… si no está bien prevista. Asegúrate de contar con:
- Proyector o pantalla de gran formato
- Sonido suficiente si hay más de 15 personas
- Pizarra, rotafolios o espacio para tomar notas visuales
- Portátiles o tablets (si la formación es digital o técnica)
- Conexión a Internet estable, ideal por cable o router dedicado
- Alargadores, regletas, adaptadores
Otros elementos prácticos
Detalles que elevan la experiencia de los asistentes (y que se suelen olvidar):
- Botella de agua o dispensador
- Papel y bolígrafos si se espera toma de notas
- Reloj visible para controlar el tiempo
- Cargadores o enchufes accesibles
- Carteles impresos con el nombre de la formación o la agenda
Con solo estos elementos ya puedes transformar una sala vacía en un espacio formativo funcional y profesional. Y si no tienes parte del material, puedes alquilarlo todo y evitar correr a última hora.
Cómo organizar el espacio en una sala de formación presencial
Una sala bien equipada puede funcionar mal si el espacio está mal distribuido. La clave es que todo el mundo vea, escuche y se sienta cómodo.
Reglas básicas
- Coloca al formador frente a una pared lisa o pantalla, con buena visibilidad.
- Alinea las sillas y mesas evitando columnas, reflejos o distracciones visuales.
- Deja pasillos amplios para moverse sin molestar a otros.
- Si usas proyector, asegúrate de que nadie bloquee la imagen.
- Evita tener cables sueltos por donde pasa la gente.
¿Cómo lo configuro?
- En fila (escuela): para formaciones teóricas o con muchos asistentes.
- En U: ideal para sesiones participativas o grupos pequeños.
- Por mesas: útil para dinámicas, trabajo en grupo o talleres técnicos.
Configurar bien el espacio no cuesta más, pero marca una gran diferencia en la atención y el ritmo de la sesión.
Qué equipos necesitas para montar una sala de formación moderna
No todas las formaciones requieren lo mismo. Un curso técnico no se monta igual que una charla introductoria. Aquí te dejamos lo esencial según el tipo de sesión.
Equipamiento según el tipo de formación
| Tipo de formación | Equipos recomendados |
| Teórica / Presentación | Proyector o pantalla grande, sonido básico, pizarra o rotafolios, atril |
| Taller práctico / técnico | Portátiles o tablets, red estable (ideal por cable), regletas, mobiliario modular |
| Formación digital / online | Pantalla o monitor para visualizar contenidos, conexión robusta, cámara, micrófono |
| Curso en grupo / dinámicas | Sillas móviles, mesas compartidas, pizarra o espacio para notas, materiales de apoyo físicos |
| Capacitación intensiva | Equipamiento ergonómico, buena iluminación, refrigeración, sonido claro, soporte técnico disponible |
📌 Consejo: No adaptes el curso al espacio. Adapta el espacio al curso.
Y si no tienes el material que necesitas, puedes alquilarlo con entrega, montaje y soporte incluido.
Mobiliario funcional para una sala de formación efectiva
Si has estado en una formación larga sentado en una silla incómoda, ya sabes lo importante que es esto. No se trata de poner lo primero que tengas a mano: el mobiliario puede hacer que la gente se quede atenta o que esté deseando salir antes del primer descanso.
Las sillas tienen que ser cómodas. No de lujo, pero que aguanten sin destrozarte la espalda. Las mesas, si son plegables o se pueden mover fácil, mucho mejor. Nunca sabes si vas a tener que cambiar la disposición a última hora.
Y para el formador, lo mismo: una mesa donde apoyar cosas, un atril si va a estar de pie y algo de espacio para moverse sin ir tropezando con cables. Si es una sala montada por poco tiempo, todo lo que se monte y se desmonte fácil te va a ahorrar tiempo y sudores.
Esto parece obvio… hasta que te toca mover 20 sillas que no pasan por la puerta.
Errores comunes al preparar una sala de formación (que puedes evitar fácil)
La mayoría de los fallos no pasan por mala intención, sino por falta de tiempo o por confiarse. Dejar la parte técnica para el último minuto, asumir que el WiFi del lugar va a aguantar, no tener un enchufe cerca del proyector… esas cosas que no parecen graves, pero que fastidian toda la sesión.
También pasa mucho improvisar con el mobiliario. Llegas y te das cuenta de que hay sillas, sí, pero no todas iguales, o no caben bien en el espacio, o no hay mesas para todos. Y lo peor: que nadie sabe quién trae los cables o el adaptador para el portátil.
¿La solución? Planificar bien. Y si no tienes tiempo, contar con un proveedor único que lo traiga todo montado y funcionando. Así no pierdes horas comparando alquileres o buscando regletas a última hora. NEWE se encarga de todo eso y tú puedes centrarte en que la formación salga bien.
Alquiler de equipamiento y mobiliario para salas de formación
Si la sala no tiene lo que necesitas o simplemente no quieres complicarte, alquilar es la opción más rápida y práctica. Estas son las razones por las que cada vez más organizadores lo hacen:
- Ahorro de tiempo: te evitas buscar, comparar, comprar, montar y desmontar.
- Consigue todo en un solo lugar: con NEWE puedes alquilar desde sillas hasta proyectores y portátiles.
- Montaje incluido: nos encargamos de dejar todo listo para usar.
- Equipos actualizados: sin depender de tecnología antigua o desgastada.
- Soporte técnico: si algo falla, no estás solo.
- Flexibilidad total: puedes alquilar por un día, una semana o el tiempo que necesites.
- Ajuste a cualquier espacio: adaptamos el montaje según el tamaño y la distribución del lugar.
¿Tienes una formación dentro de poco? Escríbenos y te ayudamos a tener todo listo sin complicaciones.