Ventajas de usar móviles y tablets en eventos grandes

Gestionar eventos grandes como ferias o congresos exige agilidad, control y tecnología que no falle. Aquí es donde entran los móviles y tablets en eventos grandes: aceleran el registro, capturan datos sin errores, conectan al equipo en tiempo real y mejoran la experiencia del visitante desde el primer minuto.

¿Lo mejor? No necesitas comprarlos ni gestionarlos tú. Con servicios de alquiler en formato pago por uso, accedes a dispositivos ya listos, configurados y entregados justo donde los necesitas. Sin inversión fija, sin tiempo perdido y con soporte incluido.

En esta guía verás cómo aprovecharlos en cada fase del evento, qué soluciones son clave y por qué alquilar con NEWE te simplifica toda la operativa.

Registro y acreditaciones sin colas ni errores

En los eventos grandes, el acceso rápido y sin incidentes marca la primera impresión. Las colas se forman en minutos si el sistema de acreditaciones falla o si el proceso es manual. Con móviles y tablets en eventos grandes, el check-in se vuelve ágil y controlado: escaneo de QR, validación en tiempo real y entrega automática de credenciales.

Los dispositivos en alquiler vienen ya configurados con las apps necesarias, conectividad asegurada (SIM o WiFi) y accesorios como impresoras bluetooth o soportes antivuelco. Solo hay que encenderlos y empezar. El equipo de staff trabaja más rápido, y los datos quedan almacenados sin errores ni transcripciones.

• Check-in en segundos: escanea códigos QR o nombres sin teclear.
• Control de aforo en vivo: actualiza entradas y salidas en tiempo real.
• Todo listo desde el día 1: NEWE entrega tablets con apps instaladas, impresoras conectadas y soporte técnico incluido.

¿Organizas en Barcelona, Madrid o Valencia? Podemos tener los equipos donde los necesitas con 48 h de margen.

Captura de datos y leads en ferias y congresos

Recoger contactos en papel o confiar en que los asistentes dejen su tarjeta ya no funciona. En ferias y congresos, la velocidad para capturar leads y conectar con ellos marca la diferencia. Con móviles y tablets en eventos grandes, cada persona del equipo comercial puede escanear datos en segundos y enviarlos directo al CRM o Excel del cliente.

Los dispositivos en alquiler se entregan con lectores integrados o apps preinstaladas para escaneo rápido (QR, NFC o formularios personalizados). Sin cables. Sin configuraciones de última hora. Y sin tener que pedir al visitante que recuerde quién eres.

• Escaneo rápido: escanea un pase y registra al contacto en tiempo real.
• Sincronización inmediata: exporta los datos al CRM o compártelos por correo con tu equipo.
• Privacidad cubierta: NEWE entrega móviles e iPads con los ajustes adecuados para proteger la información recogida.

Ideal para stands comerciales, encuestas en pasillo o sorteos en puntos de alto tráfico. Con los dispositivos en alquiler, no necesitas hacer inversión ni depender del móvil personal del equipo.

Coordinación interna sin errores ni móviles personales

En eventos grandes, los equipos de organización se reparten por todo el recinto: logística, acceso, producción, protocolo, soporte técnico. La comunicación entre ellos tiene que ser inmediata, clara y privada. Aquí es donde los móviles y tablets en alquiler se vuelven clave.

Muchos organizadores aún dependen de móviles personales o walkies poco versátiles. Pero eso limita el control, no protege los datos y entorpece las operaciones. Con dispositivos alquilados, cada persona del staff tiene acceso a:

• Apps de mensajería y coordinación ya instaladas y listas para usar.
• Accesos a planos, turnos y partes de incidencia desde cualquier punto.
• Conectividad garantizada (WiFi o SIM) sin depender de la red del recinto.

¿Y para asistentes VIP, ponentes o prensa? También se pueden asignar dispositivos de cortesía con acceso limitado a documentación, agenda, mapas o traducción. Todo sin riesgos de seguridad ni necesidad de soporte adicional.

Con NEWE, el organizador no tiene que preocuparse de configurar, instalar o controlar. Todo llega listo, se recoge al acabar y se adapta al tamaño y complejidad del evento.

Smartphones para streaming, grabación y soporte audiovisual

No todos los eventos cuentan con equipos audiovisuales propios, y los imprevistos siempre aparecen: cortes de red, cámaras fijas con mal ángulo, falta de personal técnico. Aquí es donde los móviles y tablets en eventos grandes pueden marcar la diferencia.

Estos dispositivos, bien configurados, sirven como herramienta principal o respaldo para:

• Grabar contenido: en calidad 4K, sin cables ni configuraciones complejas.
• Emitir en directo: vía apps como StreamYard, Zoom o YouTube Live.
• Supervisar desde remoto: un técnico puede ver cámaras de seguridad o comprobar el audio sin estar en el lugar físico.

NEWE entrega móviles de gama alta listos para este uso: cámaras limpias, memoria libre, apps pre-instaladas y conexión móvil garantizada. Si el WiFi del recinto falla, la emisión sigue gracias a la SIM incluida. Y si necesitas trípodes, soportes o micrófonos, también puedes alquilarlos junto al equipo.

¿Por qué alquilar?

Porque no necesitas comprar móviles caros que solo usarás unos días. Porque te olvidas de portar, configurar y mantener nada. Y porque si algo se rompe, lo podemos sustituir.

Los móviles y tablets mejoran la experiencia para el visitante

Un visitante informado, que sabe por dónde moverse, cómo participar y a quién dirigirse, se queda más tiempo. Y recuerda mejor la experiencia. Con móviles y tablets en eventos grandes, puedes mejorar esa experiencia sin montar una infraestructura compleja ni invertir en desarrollo propio.

¿Cómo?

• Instalando tablets en puntos clave como mapas interactivos, encuestas, sorteos o información general.
• Usando móviles para asistentes de sala, que responden preguntas o guían a los visitantes.
• Activando dinámicas participativas (votaciones, trivias, feedback) directamente desde los dispositivos.

NEWE entrega los equipos ya listos: sin apps innecesarias, con acceso restringido si lo necesitas y preparados para que todo funcione desde el primer toque. La batería dura todo el día y, si lo prefieres, incluimos soportes antirrobo o estaciones de carga.

Te contamos un caso real: más de 100 tablets alquiladas para una feria en Fira Barcelona

Una empresa del sector médico organizaba su congreso anual en Fira Barcelona. Esperaban 8.000 asistentes, 5 salas simultáneas, más de 60 expositores y decenas de actividades. Querían agilizar el registro, capturar leads y ofrecer pantallas táctiles para votaciones y contenido en stands. Pero no tenían dispositivos suficientes, ni personal técnico para gestionarlos.

¿La solución? Alquilar 120 tablets con NEWE, ya listas para cada uso:

• 40 para check-in rápido en accesos, con conectividad incluida.
• 50 para expositores, con apps de captura de leads configuradas por NEWE.
• 30 distribuidas en zonas comunes, usadas como mapas interactivos, encuestas y trivias.

Todo el equipo llegó con batería cargada, fundas antideslizantes y soporte técnico in situ. El montaje se hizo en menos de medio día y, durante el evento, no hubo ni una incidencia. Tras el cierre, los equipos se recogieron en menos de 2 horas.

¿El resultado? Cero colas en el acceso, más de 4.000 contactos capturados digitalmente y un nivel de interacción del público mucho más alto que en ediciones anteriores. Sin compras, sin complicaciones.

Conclusión

Los móviles y tablets en eventos grandes resuelven lo operativo, lo comercial y lo técnico en un solo movimiento. Y cuando se alquilan, lo hacen sin inversión fija ni dolores de cabeza. Con NEWE, todo llega listo para usar, se adapta a tu evento y se retira cuando acaba. Fácil, rápido y sin compromisos a largo plazo.