Alquiler de tablets para registro y acreditaciones en eventos

Son las 9:00 h. El congreso abre en una hora y la cola de registro ya llega hasta la puerta. Las tablets están sobre la mesa. Nadie ha instalado la app todavía. Este escenario se repite con más frecuencia de la que debería, y tiene una solución directa: contratar tablets de alquiler de tecnología para eventos que lleguen preconfiguradas, con la app de check-in instalada y los accesos activados.

En NEWE suministramos tablets para registro y acreditaciones en ferias, congresos y eventos corporativos en toda España. Los equipos salen del almacén con el software de tu plataforma instalado, el MDM configurado si lo necesitas y la logística lista para que el primer asistente entre sin esperas.

Qué hace falta para un check-in digital sin incidencias

El check-in digital bien ejecutado reduce el tiempo de registro por asistente de más de 90 segundos a menos de 10. Para llegar a ese resultado, necesitas tres elementos funcionando a la vez desde el primer minuto del evento.

El primero es el software: tu plataforma de gestión de eventos (Eventbrite, Whova, Cvent, Grip, un sistema propio o cualquier app con lectura de código QR). El segundo es el hardware: tablets configuradas para esa plataforma, con los accesos de operador ya activados. El tercero, cuando el volumen de entrada es alto, son los accesorios que marcan la diferencia en la práctica: impresoras de credenciales Bluetooth para emitir badges al momento, soportes antivuelco para los mostradores de entrada y fundas de protección para uso intensivo durante jornadas largas.

El alquiler de tablets para acreditaciones en NEWE incluye los tres niveles: dispositivo, configuración y, si lo necesitas, accesorios coordinados. No recibes hardware suelto, recibes una solución lista para conectar.

¿Cuántas tablets necesito para mi evento?

La regla práctica más utilizada es una tablet por cada 80-100 asistentes por hora en flujo continuo. Si la entrada se concentra en los primeros 30 minutos antes del comienzo del evento, conviene reducir ese ratio a 50-60 asistentes por dispositivo para evitar esperas en acceso.

Para congresos con múltiples salas o sesiones simultáneas, lo habitual es añadir una tablet por punto de control de sala además de las unidades en acceso general. En eventos con acreditación por niveles (expositor, visitante, VIP, prensa) cada perfil puede requerir un punto diferenciado o un perfil MDM distinto configurado en los dispositivos.

¿Es mejor una tablet o un smartphone para el control de acceso?

Si el personal de acreditación trabaja en una mesa fija, la tablet es más cómoda: la pantalla más grande facilita la lectura del QR y la visibilidad al asistente. Si el control de acceso es dinámico (personal moviéndose entre zonas, control en exteriores o accesos distribuidos en una feria grande) el smartphone ofrece más movilidad. En eventos de tamaño medio o grande, la combinación de tablets y móviles para eventos suele ser la solución más eficiente.

Kiosk mode: el dispositivo bloqueado para acreditar, nada más

Una tablet en manos del personal de acreditación puede acabar usándose para otras cosas si no está bloqueada. Una notificación que aparece en pantalla, una actualización del sistema que arranca sola, alguien que cierra la app por accidente: cualquiera de estos incidentes detiene el flujo de entrada justo en el momento de mayor presión.

El kiosk mode resuelve esto: el dispositivo solo puede acceder a la app de acreditación. Sin acceso al escritorio, sin navegación, sin notificaciones del sistema. El operador abre la tablet y está directamente en la app, en el punto donde tiene que estar. Si alguien intenta cerrarla, vuelve a abrirse sola.

NEWE configura el kiosk mode antes de la entrega, junto con el MDM. En la práctica, el personal de acreditación recibe un dispositivo con una sola función que no se puede interrumpir por accidente. Para eventos con varios perfiles de acceso (expositor, visitante, prensa) se puede configurar un perfil de kiosk distinto por tipo de punto de entrada, de forma que cada tablet solo valide el tipo de acreditación que corresponde a su puesto.

¿Cómo llegan las tablets alquiladas con NEWE? preconfiguradas desde el almacén

Cuando confirmas el pedido, nos indicas qué software de check-in vas a usar, cuántos dispositivos necesitas y si requieres MDM y kiosk mode. A partir de ahí, el proceso de configuración en almacén incluye: instalación de la app en todos los dispositivos, activación de los accesos de operador que nos proporciones, aplicación del perfil MDM, configuración del kiosk mode si aplica, y un test de funcionamiento completo en cada unidad antes del envío.

Los dispositivos llegan al punto de entrega listos para colocar en el mostrador de registro:

• Sin instalaciones pendientes.
• Con la configuración completa.
• Sin que nadie del equipo del cliente tenga que preparar nada el día del montaje.

La entrega estándar es en 24 horas en cualquier punto de España, con opción de antes de las 10:00 h del día del evento para proyectos urgentes. Durante el evento, NEWE mantiene soporte técnico activo: si un dispositivo falla en plena acreditación, la sustitución llega antes de las 10:00 h del día siguiente.

En FEINDEF 2025, NEWE desplegó más de 40 tablets y 120 smartphones configurados con Android Enterprise en modo gestionado para el Ministerio de Defensa de España, en IFEMA Madrid. La app de control de accesos y acreditación estaba instalada, los perfiles de uso configurados y los dispositivos en kiosk mode. El primer asistente que llegó al control de acceso encontró todo en marcha. Nadie del equipo del cliente tuvo que tocar nada.

Solicita presupuesto para tablets de registro y acreditación. Cuéntanos qué software usas y cuántos accesos tiene tu evento, y te preparamos la propuesta el mismo día.

Qué pasa cuando una tablet falla en el momento del check-in

El check-in es el momento de mayor carga del evento. Si una tablet falla mientras hay 200 personas esperando para entrar, cada minuto cuenta. La solución no es esperar a que alguien repare el dispositivo: es tener un equipo de sustitución disponible.

NEWE mantiene soporte técnico activo durante el desarrollo del evento. Si un dispositivo falla, el equipo de sustitución llega antes de las 10:00 h del día siguiente. Para eventos que transcurren en un único día, la recomendación es pedir una o dos unidades de reserva sobre el número estrictamente necesario: el coste marginal de una tablet extra es mínimo frente al coste operativo de un punto de acreditación caído.

Las unidades spare se incluyen en el pedido configuradas exactamente igual que las principales y listas para entrar en servicio en el momento en que se necesiten.

Para qué eventos se alquilan tablets de registro

Las tablets de acreditación tienen aplicación directa en cualquier evento con flujo de asistentes controlado. Estos son los escenarios más habituales con los que trabaja NEWE:

• Ferias y stands: las tablets capturan datos de visitantes, escanean badges de la feria o registran leads con la app del expositor.
• Congresos y convenciones: check-in en accesos al recinto y control de asistencia por sesión para la emisión de certificados de formación.
• Eventos corporativos internos: registro de participantes en kick-offs, formaciones o reuniones de empresa donde se necesita control de presencia sin infraestructura permanente.
• Eventos con varios niveles de acceso: perfiles diferenciados para expositor, VIP, prensa y organización, con MDM restringido según perfil.
• Formaciones y cursos presenciales: control de asistencia obligatorio para la emisión de certificados, sin necesidad de hojas de firmas ni gestión manual.