Tabla de contenidos
- Lo que distingue la tecnología en un congreso médico
- ¿Qué tecnología necesita un congreso médico?
- Control de acceso y acreditaciones: el punto más crítico
- Alquilar tecnología para stands y expositores farmacéuticos
- Portátiles para salas de ponencias y sesiones simultáneas
- Cómo funciona el alquiler de tecnología para un congreso médico con NEWE
Un congreso médico de 600 asistentes, cinco salas en paralelo y treinta stands farmacéuticos no puede permitirse un fallo tecnológico. Cuando un portátil no arranca a tres minutos de la ponencia plenaria o el sistema de acreditaciones colapsa en la primera hora, el impacto no es solo logístico: es reputacional para la sociedad médica que organiza el evento.
El alquiler de tecnología para congresos médicos exige algo más que entregar equipos. Exige dispositivos configurados por zona y función, gestión centralizada de datos sanitarios conforme al RGPD y un proveedor con capacidad probada en recintos como IFEMA Madrid y Fira Barcelona. Para el servicio completo para alquiler para ferias y congresos, puedes ver también la página general de NEWE.
Lo que distingue la tecnología en un congreso médico
Un congreso médico no es solo un evento grande con más equipos. Tiene características propias que condicionan cómo tiene que prepararse y gestionarse la tecnología.
- Los datos de los asistentes son datos de profesionales sanitarios. Nombre, especialidad, número de colegiado, institución de pertenencia: en el momento en que esos datos se registran en un dispositivo alquilado a un tercero, el RGPD exige que no permanezcan en ese dispositivo una vez finalizado el evento. Esto no es una recomendación: es un requisito legal con consecuencias directas para la organización del congreso. La gestión MDM con borrado remoto verificable al cierre del evento es la respuesta técnica a este requisito.
- La zona de exposición farmacéutica tiene normativa propia. Los laboratorios que exponen en un congreso médico no pueden presentar sus productos de cualquier manera. La normativa de la industria farmacéutica regula el tipo de materiales que se pueden mostrar, cómo se capturan datos de profesionales sanitarios y qué se puede comunicar. Las tablets configuradas para un stand de un laboratorio no pueden usarse para otro stand: cada lote lleva el perfil del laboratorio asignado, sus apps, sus credenciales y sus restricciones de uso.
- El PCO es el interlocutor técnico, no la sociedad médica. La mayoría de congresos médicos de tamaño medio y grande se organizan con una empresa de organización profesional de congresos (PCO). El PCO gestiona la logística del evento, incluidos los proveedores tecnológicos. Trabajar con el PCO significa responder a sus plazos de montaje, sus protocolos de acreditación en recinto y sus criterios de coordinación con otros proveedores del evento.
- Los plazos de ponencia no admiten ajustes. Una sala con seis ponentes y 45 minutos por sesión no puede recuperar 10 minutos perdidos en un problema técnico. El portátil de sala tiene que arrancar con la presentación lista, en el formato correcto, sin buscar archivos cuando el ponente llega al atril.
¿Qué tecnología necesita un congreso médico?
La tecnología varía por zona y función, no solo por número de asistentes. Un congreso de 300 personas con zona de exposición farmacéutica tiene necesidades distintas a uno de 500 sin expositores. La forma más precisa de planificarlo es zona a zona.
| Zona | Función | Dispositivo recomendado |
|---|---|---|
| Entrada y acreditaciones | Check-in digital, lectura QR, control de acceso | Tablets o smartphones con app preinstalada |
| Salas de ponencias | Presentaciones científicas, soporte al ponente | Portátiles Windows (1 por sala + spare) |
| Stands farmacéuticos | Demos clínicas, catálogos de producto, captación HCP | Tablets pre-configuradas |
| Coordinación y staff | Comunicación interna, logística en recinto | Smartphones o portátiles según función |
Para un congreso de 100 a 300 asistentes: entre 8 y 20 tablets para acreditaciones, un portátil por sala de ponencias y 2 a 4 tablets por stand farmacéutico. Para 500 a 1.000 asistentes: 30 a 50 tablets en entrada, portátil por sala más unidad de repuesto y configuración independiente por laboratorio expositor.
Dispositivos para el check-in y las acreditaciones
Los dispositivos más habituales en acreditaciones son tablets de 10 pulgadas o smartphones, según el espacio disponible en los mostradores de entrada. Se preconfiguran en kiosk mode: el dispositivo solo puede acceder a la app de acreditación, sin navegación libre ni acceso a otras funciones del sistema. La gestión MDM permite el borrado remoto de todos los datos al cierre del congreso. Para el detalle específico del servicio de alquiler de tablets para registro y acreditaciones, incluyendo apps compatibles y capacidad por número de accesos, consulta la página específica.
Control de acceso y acreditaciones: el punto más crítico
En los primeros 90 minutos de apertura de un congreso médico, la presión sobre los puntos de acreditación es máxima. Un dispositivo que falla o va lento no interrumpe una conversación: genera colas, retrasa el inicio de las sesiones y genera llamadas al equipo técnico en el peor momento posible.
La diferencia entre un despliegue sin incidencias y uno problemático está en cómo llegan los equipos al recinto. Cada tablet tiene que arrancar directamente en la app de acreditación: sin pantallas de configuración pendientes, sin actualizaciones de sistema iniciando solas. Eso requiere una preparación previa completa antes de salir del almacén: MDM aplicado, perfil de usuario configurado, app instalada y probada.
En NEWE hemos desplegado más de 120 smartphones y 40 tablets con Android Enterprise y MDM completo para el Ministerio de Defensa en FEINDEF 2025, en IFEMA Madrid. Todos los dispositivos llegaron al recinto con las apps de control de acceso preinstaladas y operativas desde el primer minuto. El mismo nivel de preparación (MDM completo, configuración previa en almacén y testeo funcional antes del envío) se aplica a cada congreso médico y farmacéutico.
MDM en congresos médicos: qué significa en la práctica
MDM (Mobile Device Management) permite configurar, restringir y borrar dispositivos de forma centralizada. En congresos médicos tiene tres implicaciones directas que van más allá de la gestión técnica.
La primera es el cumplimiento del RGPD: los datos de los asistentes (nombre, especialidad médica, institución y número de colegiado) son datos personales de profesionales sanitarios. Cuando esos datos se recogen en un dispositivo de un proveedor externo, el proveedor asume la condición de encargado del tratamiento. Con MDM, el borrado al cierre del congreso es remoto, inmediato y verificable: el organizador puede solicitar la confirmación del borrado como parte de su documentación de cumplimiento.
La segunda es el control durante el evento: si un dispositivo se pierde o es sustraído durante el congreso, el MDM permite bloquearlo de forma remota en cuestión de minutos, antes de que los datos de los asistentes sean accesibles desde ese terminal.
La tercera es la seguridad de los stands farmacéuticos: los laboratorios recogen datos de HCP (Healthcare Professionals) a través de formularios digitales. Esos datos no pueden quedar almacenados en un dispositivo que después pasa a manos de otro laboratorio o vuelve al stock del proveedor. El MDM garantiza el borrado completo al cierre de cada stand.
Alquilar tecnología para stands y expositores farmacéuticos
Los laboratorios farmacéuticos son el segmento con mayor necesidad de personalización en un congreso médico. Cada stand necesita dispositivos configurados exclusivamente con sus propias apps: demos de producto, catálogos clínicos interactivos, formularios de captación de médicos (HCP) y materiales bajo normativa de publicidad farmacéutica.
Una misma tablet no puede servir a dos laboratorios distintos. NEWE gestiona configuraciones independientes por expositor dentro del mismo congreso: cada lote de dispositivos sale del almacén con el perfil de su laboratorio asignado, las apps instaladas, las credenciales cerradas y el branding del fabricante si procede. Los formularios de captación de HCP requieren campos específicos (número de colegiado, especialidad y consentimiento explícito conforme a los códigos de la industria) que se configuran antes de la entrega, no durante el montaje del stand.
Para presentaciones más extensas (comparativas de estudios clínicos, materiales con vídeo o datos en tabla) los stands utilizan portátiles Windows. Su pantalla y teclado permiten trabajar con el HCP en formato escritorio, sin las limitaciones de la tablet. Si las necesidades del congreso van más allá de la zona de exhibición y cubren la logística general del evento, la página de tecnología para congresos y convenciones describe el servicio completo para organizadores.
Portátiles para salas de ponencias y sesiones simultáneas
Seis salas en paralelo. Cada sala tiene un ponente diferente, una presentación distinta y un horario que no admite retrasos. El portátil tiene que arrancar con la presentación ya cargada, en el formato correcto, sin que nadie tenga que buscar el archivo cuando llega el turno.
NEWE entrega los portátiles etiquetados por sala y función, con las presentaciones precargadas a partir de los materiales que el PCO envía: Dropbox, WeTransfer o transferencia directa. Si el ponente llega con su propio USB, el equipo está listo para recibirlo. Si la sala tiene pantalla de apoyo, coordinamos el cable y la configuración de pantalla dual.
Para congresos en IFEMA Madrid o Fira Barcelona, los dos recintos principales para eventos del sector médico y farmacéutico en España, NEWE tiene capacidad logística acreditada en ambas instalaciones. La entrega estándar es en 24 horas desde la confirmación del pedido, con opción de entrega antes de las 10:00h del día del montaje.
Cómo funciona el alquiler de tecnología para un congreso médico con NEWE
El proceso tiene cuatro pasos:
- Presupuesto el mismo día. Envías el programa del congreso o el número de zonas y dispositivos que necesitas. NEWE prepara el desglose por zona y función sin esperas.
- Configuración personalizada. MDM, apps pre-instaladas, kiosk mode donde aplique, perfiles separados por laboratorio expositor si hay zona de exhibición farmacéutica.
- Entrega en el recinto 24 horas antes. Los dispositivos llegan listos para encender. Sin configuración pendiente en el montaje. Con etiquetado por sala y función.
- Soporte activo durante el congreso y borrado al cierre. Si un equipo falla, el SLA de sustitución es antes de las 10:00h del día siguiente. Al finalizar, NEWE recoge los dispositivos y ejecuta el borrado completo y verificable de datos.
El PCO (interlocutor técnico) no gestiona los equipos. Sin coordinación de mensajería, sin incidencias técnicas en el montaje, sin preocupación por los datos al cierre del evento.